Hệ thống quản lý chấm công này được áp dụng cho hàng nghìn nhân viên của công ty Mydear đang làm việc tại hơn 4.000 salon ở Nhật Bản. Ngoài chức năng cơ bản của một hệ thống chấm công đơn giản, dự án này đòi hỏi phải di chuyển nhiều và linh hoạt dựa trên đặc điểm của công việc. Vì vậy, trọng tâm là phát triển các tính năng mới để tăng tính linh hoạt cho nhân viên chấm công.
Khách hàng là một công ty Nhật Bản được thành lập vào năm 1993 chuyên phân phối các sản phẩm dầu gội, dầu xả, và dưỡng tóc dành cho các salon trên toàn quốc. Trụ sở chính của công ty ở Saitama và ngoài ra có văn phòng kinh doanh ở Kumagaya, Funabashi.
Công ty đã có lịch sử làm việc lâu dài với các thương hiệu sản phẩm chăm sóc tóc nổi tiếng tại Nhật Bản như Shiseido, Happiness, hiện đang là đại lý phân phối chính cho gần 4000 tiệm salon làm đẹp.
Bài toán khách hàng gặp phải?
Mydear là doanh nghiệp hàng đầu trong việc cung cấp sản phẩm làm đẹp trên gần 4000 tiệm salon, bên cạnh việc quản lý chấm công các nhân viên tại trụ sở chính, công ty còn quản lý hàng nghìn nhân viên tại các địa điểm và tiệm khác nhau. Với sự dịch chuyển kỹ thuật số ngày càng mạnh mẽ, khách hàng khao khát tìm kiếm một hệ thống có thể giúp khách hàng dễ dàng quản lý được nhân viên.
Khách hàng từ trước đến giờ đang thực hiện chấm công bằng thẻ card, khi nhân viên đến công ty sẽ cho thẻ card vào hộp và nếu đi ra ngoài thì sẽ rút thẻ card ra. Tuy nhiên khách hàng có rất nhiều nhân viên sale thường xuyên phải đi ra gặp chủ salon,…, muốn chấm công thì buộc phải quay lại công ty, rất bất tiện. Bên cạnh đó còn có rất nhiều văn phòng, chi nhánh khác, vì vậy khách hàng sẽ rất khó trong việc quản lý nhân viên có đi làm đầy đủ, đúng giờ hay không.
Vì vậy khách hàng mong muốn phát triển một hệ thống chấm công online để toàn bộ nhân viên có thể chấm công mọi lúc mọi nơi và có thể thống kê được thời gian chấm công, làm căn cứ để xét duyệt nhân viên.
Yêu cầu dự án
Khách hàng yêu cầu một hệ thống quản lý chấm công nội bộ có các yếu tố
1.Đảm bảo chấm công online
Đối với cấp quản lý:
- Kiểm soát được nhân viên chấm công ở địa chỉ, thời điểm chấm công và lý do chấm công muộn (nếu có) sẽ được ghi trực tiếp trên hệ thống, quản lý có thể dễ dàng nắm lý do và tình trạng chấm công của nhân viên.
- Dữ liệu chấm công sẽ được xuất file CSV để đưa vào hệ thống tính lương bên kế toán và chấm công bên hành chính
2. Hệ thống có thể sử dụng đa nền tảng, PC Web hay ngay cả điện thoại cũng có thể truy cập và sử dụng được
3. Khách hàng yêu cầu trang bị 1 chiếc ipad tại công ty ở khu vực chấm công để khi nhân viên đến có thể chấm công luôn vào ipad đó.
4. Bên cạnh đó là những yêu cầu tính năng cơ bản của một máy chấm công online cần có như
- Quản lý thời gian checkin/checkout
- Xuất chấm công
- Checkin/Checkout
- Quản lý nhân viên
2 lý do khách hàng lựa chọn Miichisoft
- Lý do 1: Miichisoft đã có kinh nghiệm về tư vấn và phát triển hệ thống chấm công trước đó và đã triển khai thành công một dự án tương tự. Ngay tại buổi demo, Miichisoft đã đưa ra được giải pháp phù hợp với yêu cầu bài toán của khách hàng
- Lý do 2: Chi phí và thời gian phát triển của Miichisoft đưa ra phù hợp với kế hoạch và mong muốn của khách hàng
Giải pháp của Miichisoft
Để giải quyết bài toán số 1 của khách hàng liên quan đến việc có một hệ thống chấm công online để toàn bộ nhân viên có thể chấm công mọi lúc mọi nơi, Miichisoft đã phát triển hệ thống với các cụm tính năng bao gồm
- Cụm tính năng chính : Chấm công online
- Phát triển chức năng chấm công thời gian thực thông qua web
- Kết hợp với sử dụng dịch vụ lấy vị trí thực tế của Google map để có thể lấy được thông tin vị trí chấm công của nhân viên
- Kết hợp và đồng bộ chấm công ở tablet (đặt ở công ty) và app
- Cụm tính năng phụ : Hướng tới nhân viên tự quản lý được chấm công của bản thân
- Chức năng xem lại lịch sử chấm công theo ngày/tháng/năm
- Chức năng sửa chấm công khi được cho phép của người quản lý
- Xin nghỉ, báo về sớm và báo cáo nội dung xin phép với quản lý
Đối với bài toán số 2 ở góc độ cấp quản lý, Miichisoft đã phát triển tính năng:
- Cụm tính năng chính : Quản lý chấm công của các nhân viên
- Chức năng quản lý lịch sử chấm công của các nhân viên
- Tạo, thêm, sửa, xóa
- Thêm vị trí cho nhân viên
- Thống kê theo dạng bảng và xuất CSV
- Cụm chức năng phụ :
- Tạo, thêm, sửa, xóa user
- Cài đặt ngày nghỉ trong năm
- Tính OT, làm bù cho nhân viên
Kết quả
Dự án đã phát triển thành công và đúng thời gian phát triển với sự hài lòng cao nhất của khách hàng. Thông qua việc thống kê lịch chấm công, hệ thống giúp bộ phận hành chính tiết kiệm thời gian trong việc quản lý lịch chấm công nhân sự lên tới 70%.
